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【座談会レポート】株式会社ノンピ、株式会社オフィス・ラボ、コカ·コーラ ボトラーズジャパン株式会社、株式会社USEN ICT Solutionsが登壇。社内コミュニケーションが増えるオフィスの作り方とは。



オフィスに携わるサービスを提供するノンピ、オフィス・ラボ、コカ·コーラ ボトラーズジャパン、


USEN ICT Solutionsの4社が集まり、2022年12月13日(火)にオンライン座談会を行いました。


テーマは「出社したくなるオフィスづくり~コミュニケーションが増えるオフィスのヒント~」です。


新型コロナウィルス感染症拡大により、多くの会社がテレワークやハイブリットワークを取り入れ、継続していく中で徐々にこうした働き方が定着した会社も多いのではないでしょうか。


また、この変化に伴い「オフィスの在り方」を模索する会社も多いことと思います。


そこで今回の座談会では、オフィスを「コミュニケーションスペース」と捉え、どのようなオフィスであれば社員が出社したくなるか、コミュニケーションが生まれるか、をディスカッションしました。



【各社のサービス詳細はこちら】


■オフィスデザイン/株式会社オフィス・ラボ



■POP GARDEN/コカ·コーラ ボトラーズジャパン株式会社



■Sound Design for OFFICE/株式会社 USEN ICT Solutions



■nonpi Chef's LUNCH/株式会社ノンピ




それでは当日の様子をご紹介していきます。



座談会スタート


吉本さん:今回は、視聴者の皆様も気になっているんじゃないかなという他社オフィスをお見せできたらと思い、600名の社員さんが出社されるコカ·コーラ ボトラーズジャパンのオフィスで座談会を行っていきます。工藤さん、ありがとうございます!


早速ですが、工藤さんが思う出社するメリットとは何でしょうか?



工藤さん:そうですね、私は3つあると思っています。


①コミュニケーション


様々な社員との偶発的な会話が生まれやすいと思います。


②気分転換


自宅と違って集中しやすい、気分のON/OFFをうまく切り替えることで効率よく仕事ができると思います。


③人とディスカッションしながら進めていく創造的な業務


顔を合わせることで意見が活発化し相乗効果でより良いアイデアが生まれると思います。ちなみに、レクチャーをするにも対面の方が伝わりやすいなと感じています。



吉本さん:オンラインにはないコミュニケーションのしやすさが対面コミュニケーションにはあるということですね?



工藤さん:そうですね!コミュニケーションのしやすさもそうですし、対面だからこそチームの結束力を高めているとも感じています。



新入社員の働き方ついて


吉本さん:なるほど。ちなみに、先ほどレクチャーというワードがでましたが、新入社員の方でもテレワークをしているのでしょうか?



工藤さん:はい。全員ではないですが一部の社員はテレワークをしていますね。



吉本さん:高坂さん、USENさんはいかがでしょうか?



高坂さん:うちもテレワークを導入してますね。USENの場合は、オフィスワークかリモートワークか決めてもらっています。オフィスワークを選んだ社員は最低週3日以上は出社、リモートワークを選んだ社員はずっとテレワーク、というルールになっています。



吉本さん:なるほど。新人の方って結構テレワークをしてもらうの厳しいじゃないですか?お互いの人となりをわかっているメンバーなら心配ないのかなと思ってるんですが、そこはどうでしょう?



高坂さん:確かに難しいです(笑)なので、もしリモートワークを選んだ場合は、オンラインミーティングの機会を増やしたり、1on1を行うなどして話す機会を増やす取り組みをしてます。



吉本さん:綿貫さん、ノンピさんはどうでしょうか?



綿貫さん:うちは入社したての頃は必ず出社してもらうようにしてますね。オンラインだと話すテーマが決まっていないと5分・10分も取り辛いんじゃないかと思ってるので、質問をしやすい環境をつくるために最初は出社にしてますね。心理的安全性の醸成にも繋がるんじゃないかと。



出社のメリットについて


吉本さん:なるほど。ありがとうございます。冒頭のお話に少し戻すのですが、綿貫さんは出社するメリットはどうお考えでしょうか?



綿貫:一番はコミュニケーションのしやすさですね。その中でも雑談は会議では出てこないようなアイディアが出てきたりするので、コミュニケーションがしやすく、かつ仕事に繋がる雑談ができる、これが出社のメリットだと思います。実際に社内カフェ運営を任せてもらっている企業様でアンケートを取っても「カフェがあることで話す機会が生まれてアイディアも生まれやすい」という回答があるんですよ。



吉本さん:そうなんですね。アイディア出しに必要な熱量は、オンラインだとなかなか出づらいですもんね。ちなみに、高坂さんは出社のメリットをどうお考えですか?



高坂さん:私も皆さんと同じでコミュニケーションが増えることだと思っています。その上で、そもそも「社員同士のコミュニケーションを増やすメリット」は何があるのかを考えてみたんですが、こんな感じでまとめてみました。



吉本さん:なるほど。皆さんのお話を聞いていると、出社する最大のメリットは社員同士のコミュニケーションだと思うんですが、その中でもやはり雑談ですよね。ひらめきは、ブレストしましょうと膝を突き合わせて話すより、何気ない雑談から生まれるものですよね。


ここまでの話しをまとめてみますと、オフィスで働くメリットは「働きやすい環境」がありますね。あとは、雑談を通して人となりがわかるというのも出社のメリットですよね。



オフィスでコミュニケーションを増やすための工夫について


吉本さん:それではここからは、今回のサブタイトルでもある「オフィスでコミュニケーションを増やすための工夫」について話していきたいと思います。


工藤さん、いかがでしょうか?



工藤さん:そうですね、「何気なく人が集まる場所」を設けることがコミュニケーションのキッカケ作りになると思います。コロナ以前の毎日出社するスタイルだった頃は社内で色々な部門の社員が集まり、様々な情報交換がされておりました。会話に参加していなくてもその場にいるだけで偶然情報を知り得るということもあったと思います。ちなみにある企業様では、固定席をやめてフリーアドレスにする、コミュニケーションスペースをオフィスの中央に設けるといった事例もありますね。



吉本さん:なるほど!そういえば、今私たちがいるコミュニケーションスペースもオフィスの中央ですね!やはり人は集まりますか?



工藤さん:はい、集まりますね!コミュニケーションスペースってランチの時に使うイメージだと思いますが、ここはブレストしたり飲食をしたりと朝から晩まで色々な社員が利用しています。



吉本さん:オフィス・ラボでもオフィスの設計をするときは、マグネットスペース、いわゆるコミュニケーションスペースをどうレイアウトするかは大事に考えてまして、40秒の法則に則って40秒以上留まる工夫をしています。40秒留まれば自然と会話が増えるので、例えば、マグネットスペースにはよくコピー機など留まる時間が長くなるものを置いたりします。


人が同じ場所に40秒以上留まると会話が発生しやすくなるというオフィス・ラボ様の資料


吉本さん:もう一つ、レイアウトのご紹介もしますね。とある会社さんの例ですが、コカ·コーラ ボトラーズジャパンさんのようにオフィス中央にコミュニケーションスペースを置き、社員の動線にコミュニケーションが生まれる工夫を取り入れています。




吉本さん:続いてノンピ綿貫さんお願いできますか?



綿貫さん:そうですね、食の会社なので食の事例をお伝えできたらと思います。例えば、月に1回シャッフルランチを行っている企業さんはありますね。他部署社員とランチにいく制度で、部署間コミュニケーションが全くなく、偶発的会話の機会を作れていないことが理由で実施されてます。ミーティングは目的がないとセットするのが難しいですよね。なのでシャッフルランチ制度を取り入れていて、実際にこれで新しい事業やサービスが生まれたそうです。


なぜこうなったのかを考えると、同じ釜の飯を食べるという言葉もあるように、食事を共にすることで仲間意識や親近感が生まれて新しいチャレンジへのモチベーションに繋がるからかなと思いました。


あとは、ノンピは社食運営も行っているので、47都道府県で実際に食べられている味噌汁を社食で提供したこともあります。



一見すると食事を提供しているようですが、これは「会話のネタ」を提供しているという見方もできます。


例えば私は大分出身なので味噌汁は甘口なんですよ!



吉本さん:そうなんですね!じゃあしょっぱいエリアもあるんですかね?



綿貫:あると思いますよ!



吉本さん:そうなんですか!あ、なるほど、こんな感じで会話が盛り上がるんですね!


会話の潤滑油にもなって、食って素晴らしいですね!ありがとうございます。


続いて高坂さん、USENさんの工夫はいかがでしょうか?



高坂:はい。早稲田大学研究室と「BGMがもたらす効果」という実証実験を行いまして、音楽がない1ヶ月と音楽がある1ヶ月を比較したところ、音楽がある方が上司と部下の垂直コミュニケーションが非常に活性化されたということがわかりました。なので、コミュニケーションを増やす方法として音楽を流すというのも手ではないかなと思います。試聴サイトもあるので、どういう音楽ラインナップがあるかぜひチェックしてみてください。




吉本さん:なるほど。音楽って大事ですね!


それでは続いて私の方からもご紹介しますね。例えばハイポジションデスクの設置です。通常より座高が高くなり、座っている人と歩いてる人の目線が同じ高さになるように設計されています。目線を合わせるだけで心理的に話やすくなるんですね。



先程のマグネットスペースの件もそうですが、コミュニケーションを増やすには意図的に顔を合わせる、目線を合わせる工夫が必要ですよね。



吉本さん:それでは工藤さん、ご紹介いただけますか?



工藤さん:はい。今回は私たちのPOP GARDENという新しい取り組みをご紹介させていただきます。POP GARDENはコミュニケーション活性化を目的としたサービスです。ふとした時に行きたくなるような“心地よい空間”作りを重視しています。視覚的にリラックスできるようグリーンを置いたり、少し座って話ができるようベンチを置いたりしています。実際に導入された企業様からは、他部門との交流が生まれたといった声もいただいています。



吉本さん:実演交えた詳しいご説明ありがとうございます。続いて綿貫さんお願いできますか?



綿貫さん:はい。ノンピは様々な企業様の社内カフェテリアを運営していまして、例えばLINE様ですと社内にカフェがあって食事の提供も行っています。大きな厨房施設はないので、ノンピのセントラルキッチンで作ったお食事をケータリングでお持ちして、現地で温めて提供しています。ただカフェの目的としては「コミュニケーションを生むこと」なので、各種イベントも提案・実施しています。



続いてはテラスカイ様です。LINE様同様キッチンはないのですが、ケータリング用の専用スペースがあるので、そちらにお食事をお持ちして、現地で温めて提供しています。テラスカイ様については、ビュッフェ形式なので並んでいる間もお客様同士で会話が生まれています



今から大きなキッチンは作れないけど食事スペースは作りたい、といった企業様も多いと思いますので、キッチン有無に関係なく美味しいお食事がご提供できることをお伝え出来たらと思います。


あとは、全国配送できるオンラインコミュニケーションに役立つフードデリバリーnonpi foodbox™もご提供しています。


これは、1箱に食事とドリンクを詰めて全国配送するサービスで累計5,000社80万人にご利用いただいています。



nonpi foodbox™公式サイト:https://nonpi-foodbox.com/



吉本さん:ご紹介ありがとうございました!続いて高坂さんお願いできますか?



高坂:はい。私からは自社で行っている事例をご紹介しますね。1つ目はHAPPY HOURでして、毎月1回の社内イベントとして第二水曜日にアルコール含むドリンクと軽食を提供する取り組みです。社内にラウンジがあるのでそこで行っています。あとは、夏の時期(7~8月)限定ですが、朝早い時間に出社した人限定でモーニングセットを提供していました。これで出社率も上がりましたね。



吉本さん:皆さんありがとうございます。各社事例やお客様先の事例などを伺いましたが、共通点として「モチベーション」があると思いました。出社した時にモチベーションが上がると「また出社したい」と感じると思いますが、それには装飾などのデザインや食、制度(福利厚生等)、といったきっかけが必要ですね。あとはメリハリ。音楽や装飾を通して自宅とは違う環境を提供することで「出社すると何かが変わる」と感じてもらうことも出社理由になると思います。


さらに深りすると、今日のタイトルでもある「コミュニケーションが増えるオフィス」というのは経営層が感じてる課題だと思うんですよね。じゃあなぜ出社してほしいのか、コミュニケーションを取って欲しいのかというと、熱量をぶつけ合って何かを生み出すことを経営層が求めていて、今後それがないと会社を成長させることが難しいと感じているからじゃないかと思いました。


このように、コミュニケーションは会社にとって非常に重要で、これからのオフィスにはコミュニケーションを増やす工夫が必要になってくることが今回の座談会を通じて明確になりましたね。



【各社サービス詳細はこちら】


■オフィスデザイン/株式会社オフィス・ラボ



■POP GARDEN/コカ·コーラ ボトラーズジャパン株式会社



■Sound Design for OFFICE/株式会社 USEN ICT Solutions



■nonpi Chef's LUNCH/株式会社ノンピ




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